Per offrire un servizio all'altezza delle aspettative dei consumatori e ottimizzare il controllo dei costi e delle risorse, una catena di ristoranti oggi non può prescindere dalla digitalizzazione e dalla gestione centralizzata di alcuni processi in cucina, in sala e in magazzino.
Sono proprio questi i temi dell’articolo che segue, nel quale si parlerà in particolare di:
- digitalizzazione a supporto della cucina
- automazione del magazzino
- interconnessione delle ordinazioni
Gestire una catena di ristoranti: la supply chain digitalizzata
In cucina, le preparazioni devono seguire precisi standard, sia per la scelta degli ingredienti, che nelle dosi e nei processi di impiattamento. Contemporaneamente ci deve essere un allineamento costante delle comunicazioni con la sala, per potere garantire puntualità nel servizio. Altro tema caldo, soprattutto nelle catene e nei franchising, riguarda il magazzino, con la scelta dei fornitori e delle materie prime che la sede ha bisogno di tenere sotto controllo a garanzia di qualità, in tutti i locali.
Entriamo ora nel merito di questi processi centralizzati.
La digitalizzazione a supporto della cucina
La gestione della cucina in una catena di ristoranti deve seguire degli standard precisi che la digitalizzazione della supply chain può aiutare a rispettare. Una volta ricevute le ordinazioni dalla sala, i programmi per la presa delle comande sono in grado di fornire direttamente ai cuochi indicazioni chiare e dettagliate sugli ingredienti, la preparazione e lo schema di impiattamento. La comunicazione di questi dati è particolarmente importante nei franchising e nelle catene che devono mantenere un’uniformità nella preparazione e nella presentazione dei piatti tra tutti i locali appartenenti alla propria rete, nonostante la distanza geografica, la quantità e la varietà di personale adetto alla cucina.
Avere un sistema di gestione che tenga sotto controllo la fase di produzione permette, inoltre, di monitorare i tempi tra l'ordinazione e il servizio del piatto. Se il ristorante offre anche la possibilità del take-away, i software più evoluti sono in grado di organizzare le tempistiche integrando le ordinazioni della sala con quelle per l'asporto, così che l'attesa sia ridotta al minimo per tutti i clienti.
L'automazione del magazzino
In un ristorante, e ancor più in un franchising o in una catena di ristoranti, le procedure di approvvigionamento dei prodotti devono essere standardizzate e automatizzate il più possibile: vanno controllate scorte, riordini, tempistiche di consegna, con una segnalazione puntuale di eventuali problemi. All'ordinazione di un piatto, se si dispone di un software di gestione integrato, il magazzino riceve direttamente l'informazione. In questo modo le scorte vengono tenute sotto controllo e gli eventuali riordini possono essere gestiti nei tempi più opportuni, così da non arrivare mai all'esaurimento di un prodotto o ingrediente.
Inoltre la possibilità di incrociare e analizzare in tempo reale i dati di costo delle merci a magazzino facilita l'elaborazione dei prezzi delle proposte in menù. I costi delle materie prime vengono sommati tra loro, fino a calcolare il costo totale del piatto: in questo modo possono essere stabiliti in modo preciso i margini di guadagno e la possibilità di eventuali scontistiche e promozioni.
Ulteriore funzione importante offerta dai sistemi di gestione alle catene di ristoranti è la possibilità di interfacciare e confrontare i magazzini dei vari locali, così da ipotizzare eventuali ridistribuzioni delle scorte, nel caso in cui vi siano eccedenze di un ingrediente in un ristorante e carenza dello stesso in un altro.
La gestione digitale garantisce il mantenimento dello standard qualitativo delle materie prime: possono essere tenute sotto controllo le scadenze degli alimenti e chi sono i fornitori. In questo modo la sede centrale può verificare anche a distanza che nella fornitura siano coinvolte solo aziende autorizzate che rispettano i parametri qualitativi ed economici stabiliti.
L'interconnessione delle ordinazioni
Un tempo l'ordinazione veniva compilata esclusivamente a mano e in molti ristoranti avviene ancora con questa modalità. Quando la presa delle comande è manuale, sta alla bravura e all'attenzione del cameriere trascrivere correttamente e chiaramente le ordinazioni ed eventuali varianti, così che siano comprensibili alla cucina.
Naturalmente questa metodologia è soggetta a molteplici errori, la comanda può essere compilata in modo sbagliato, smarrita, mal interpretata dalla cucina, slittare per errore dopo altre ordinazioni, causando malcontento nei clienti che possono vedersi servire piatti differenti da quanto ordinato o subire attese inopportune. I sistemi di ordinazione digitale, notevolmente evoluti negli ultimi anni e resi più semplici rispetto ai primissimi palmari, risolvono gran parte di questi disagi.
Nel momento in cui i clienti desiderano ordinare, il dispositivo digitale consente di acquisire i dati inseriti dal cameriere e li trasmette direttamente alle altre aree del ristorante: alla cucina per procedere immediatamente con la preparazione, alla cassa per il successivo pagamento, al magazzino, così da avere il controllo in tempo reale dell'andamento delle scorte.
In questo modo è anche possibile variare stagionalmente quantità e varietà delle merci a magazzino: i piatti più richiesti variano molto in relazione al clima, alle festività, ai trend del momento. Monitorando i dati sull'andamento periodico delle ordinazioni si evitano eccedenze e quindi sprechi, o di esaurire anzitempo una proposta in menù.
Avere un sistema di gestione digitale integrato per la supply chain, come si può notare, contribuisce a migliorare il management del ristorante da tutti i punti di vista, da quelli tecnici ed economici a quelli umani e relazionali: l'ambiente di lavoro è più rilassato e produttivo, grazie all'organizzazione automatica di alcuni processi che diminuiscono errori ed inefficienze. E i clienti sono più soddisfatti, grazie al livello qualitativo costante, nei piatti, nei tempi e nei modi di servizio che si possono incontrare in tutti i ristoranti della catena.
Sul mercato esistono diverse soluzioni software in grado di gestire vari aspetti della supply chain: i migliori sono quelli che permettono di integrare in un solo strumento tutti gli aspetti gestionali del ristorante, dal magazzino, alla sala, alla cucina, così da incrociare i dati e avere una visione completa della propria attività.
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