Il gestionale ristorante per il calcolo corretto ed efficace dei costi

Pubblicato da Ivano Schieppati | aggiornato il 30 gennaio 2020
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gestionale ristoranteUna delle operazioni più soggette a errori nel business della ristorazione è il calcolo dei costi. Capita spesso, infatti, che chi decide di aprire un nuovo locale pensi che basti acquistare o affittare uno spazio, trovare il personale che ci lavori e comprare materie prime di qualità, affinché il ristorante funzioni. Non è proprio così lineare: l’aspetto più complicato è fare in modo che tutte le spese siano monitorate, per ottenere un effettivo guadagno. Affrontiamo l’argomento nell'articolo di oggi.

Perché il gestionale ristorante migliora l’efficienza

Se bastasse poco per fare funzionare un ristorante, probabilmente tutti avrebbero successo. Il fatto è che, nel mondo del food, la competizione è davvero altissima e molti gestori non si rendono conto di quanto sia fondamentale monitorare costantemente i costi, per evitare situazioni di emergenza e rientrare delle spese.

Soprattutto se si ha a che vedere con una catena di ristoranti o un franchising, non è semplice avere tutto sotto controllo, senza il supporto di un gestionale ristorante adeguato.

Solo essendo consapevoli dei costi di ciascun ristorante, infatti, si può capire il loro andamento e aggiustare la strategia dove si verifica una spesa eccessiva o, al contrario, dove ci si rende conto di stare investendo troppo poco.New call-to-action

Quali sono, quindi, i dati più importanti da monitorare?

Sono molti i numeri che incidono sul budget totale e quindi sulla redditività di un locale, ma talvolta vengono sottovalutati. Ecco perché un gestionale ristorante può rappresentare un supporto indispensabile al calcolo di:

  • food cost
  • costi del personale
  • spese di gestione
  • utili generati

I costi legati alla gestione dello staff e del locale sono considerati costi fissi, perché non si modificano in base al numero di piatti serviti. In questa categoria, rientrano anche l’affitto dei locali (o l’eventuale rata del mutuo per l’acquisto dello spazio), le tasse, le polizze assicurative stipulate, gli stipendi dei dipendenti e i costi per la pulizia dei locali, se gestiti da un’impresa esterna. Anche le bollette possono esse considerate un costo fisso, visto che, seppur con variazioni legate alla stagione o a un maggiore utilizzo in un determinato periodo, durante tutto l’anno ci sarà una certa somma da pagare. Per essere più precisi, si potrebbe fare un’ulteriore suddivisione tra costi controllabili (che possono essere modificati in breve tempo dal gestore) e non controllabili.

Il food cost e di conseguenza l’utile generato (ovvero il guadagno netto) variano in base al numero di coperti serviti ogni giorno dal ristorante.

Ecco perché sono anche i costi meno prevedibili e più difficili da calcolare, se non si ha a disposizione un software gestionale adatto.

Molte volte, infatti, sembra impossibile per chi gestisce un locale capire perfettamente a quanto ammontino le spese per le materie prime e, soprattutto, quando effettuare riordini e in che quantità, per evitare mancanze o sprechi.

Four chefs preparing food at counter in a row in a professional kitchenRimanere senza ingredienti per un piatto, oppure buttarne molti perché inutilizzati e scaduti sono costi potenzialmente enormi. Da un lato, dover dire ai clienti che manca qualche piatto non è certamente il massimo, perché si rischia di creare malcontento, di costruirsi una cattiva reputazione e, di conseguenza, perdere anche nuovi clienti, oltre a quelli acquisiti. Dall'altro lato, sprecare il cibo è come buttare nella spazzatura denaro vero e proprio, oltre alle implicazioni negative per l’ambiente.

Un gestionale ristorante si rivela dunque indispensabile, perché dà la possibilità di definire le quantità minime e massime che si vogliono avere a disposizione a magazzino e di inviare notifiche quando è necessario inviare l’ordine al fornitore.

In alcuni casi, addirittura, è possibile automatizzare la comunicazione ai fornitori sulla base dei dati previsionali che il software calcola grazie allo storico dei dati.

Il vantaggio dei gestionali, inoltre, è dato dalla disponibilità di informazioni sul numero di piatti che sarà possibile preparare e servire, in base alle quantità ricevute dal fornitore e registrate in magazzino. Ad esempio, possono inviare suggerimenti sui prodotti da scongelare o notifiche di eventuali ammanchi o anomalie.

Altro elemento importante che un gestionale ristorante può aiutare a definire è il prezzo di vendita dei piatti, basandosi sul prezzo d’acquisto delle materie prime e su tutti i costi legati alla realizzazione dei singoli piatti.

Se le materie prime hanno un’incidenza troppo elevata, i motivi possono essere svariati: acquisti errati, calcolo non ottimale dei prezzi di vendita, furti o errori da parte dei fornitori. Un software adeguato permette di capire le cause e di trovare una soluzione.


Il gestionale ristorante fornisce un controllo approfondito anche sui costi fissi e permette di ottimizzare tutti i processi legati ad aspetti diversi, come la presa delle comande, il delivery, la riduzione degli errori e degli illeciti o delle frodi, anche da parte dei fornitori.

Tutti elementi che, seppure indirettamente, incidono sui costi del ristorante e che sono da ottimizzare per offrire una migliore esperienza al cliente, piacevole e innovativa, in modo da invogliarlo a fare ritorno in uno dei ristoranti della catena e a consigliarlo ad amici, parenti e conoscenti.

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Argomenti: Hospitality, software ristoranti, calcolo costi, gestione ristorante

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