Nella gestione contemporanea di un bar o ristorante occorre tenere sotto controllo molteplici aspetti, tra cui il magazzino, il management del personale, la relazione con la clientela, l’innovazione delle proposte, la proposta di sconti e promozioni.

Attraverso un buon gestionale, ogni locale può offrire risposte adeguate a queste esigenze, senza esporsi a rischi particolari e incrementando il business.

Ecco nel dettaglio le 5 caratteristiche indispensabili per scegliere un buon software gestione ristorazione.

Software gestione ristorazione – a cosa serve?

Il software gestionale aiuta a organizzare diversi ambiti, centralizzando i dati e offrendo un valido supporto decisionale. Tale strumento è importante non solo per i grandi ristoranti o le catene in franchising, ma anche per gli esercizi commerciali più piccoli.

La clientela è infatti sempre più abituata ad integrare il digitale nella propria esperienza di consumo e a ricevere proposte e scontistiche personalizzate.

Vediamo nel dettaglio le 5 caratteristiche essenziali da valutare nella scelta di un buon software gestione ristorazione.

1. Efficace controllo del magazzino

Il processo decisionale rispetto ai prezzi di vendita è uno degli aspetti più delicati per un’attività di ristorazione. I costi delle materie prime cambiano a seconda dei periodi dell’anno, dell’offerta di mercato e va considerato, inoltre, il turnover dei fornitori.

Il magazzino va quindi gestito con attenzione, così da evitare scorte eccessive, ottimizzare le tempistiche di approvvigionamento e negoziare al meglio i prezzi.

Il software gestionale offre un valido supporto in tutto questo, rendendo chiare, visibili e aggiornate in tempo reale le giacenze. Permette di individuare le spese superflue e le materie prime più importanti, monitorando i prezzi di mercato e suggerendo così il momento migliore per pianificare l’acquisto. Consente anche di prevedere le tempistiche di smaltimento delle scorte, in modo da gestire per tempo il riordino della merce, che alcuni software permettono persino di automatizzare.

2. Gestione della clientela

L’esperienza di consumo è sempre più legata al digitale, come si accennava all'inizio dell'articolo. Le persone sono abituate a cercare informazioni sul luogo che interessa navigando sul web, accedendo al sito o all'app dell’attività commerciale. Ricercano promozioni e sconti, condividono immagini del locale e dei piatti sui social media, leggono le recensioni lasciate da altri clienti. La propria brand reputation va valorizzata e preservata, cercando di offrire un’esperienza all'altezza delle aspettative, da tutti i punti di vista, dalla qualità delle proposte in menù al servizio in sala.

Bar e ristoranti devono evolvere i loro servizi in questa direzione se vogliono soddisfare i desideri della clientela e fidelizzarla nel tempo. Un buon software offre soluzioni anche per questi aspetti, permettendo la gestione delle carte fedeltà digitali, così da conoscere i dati dei vari clienti, anche rispetto ad abitudini e preferenze di acquisto, e poter proporre in tempo reale offerte personalizzate.

3. Analisi dei dati

La digitalizzazione di molti aspetti della ristorazione, dalle attività di comunicazione, al magazzino, ai sistemi di pagamento, permette di raccogliere un gran numero di dati. Se queste informazioni restano però nei singoli dispositivi e non vengono interfacciate tra loro, risultano poco utili. L’utilizzo di un software gestione ristorazione evoluto consente il dialogo tra tutti i sistemi, così da convogliare le informazioni in un solo database. In questo modo, possono essere elaborate stime e previsioni, calcolati gli andamenti economici, progettate attività di marketing. Le decisioni diventano più rapide e proficue, poiché non si basano su sensazioni soggettive del venditore, ma su dati reali, raccolti ed elaborati da un sistema.

4. Flessibilità degli strumenti di pagamento

Oggi, i metodi di pagamento sono davvero moltissimi e il cliente si aspetta di poter scegliere senza problemi il sistema preferito tra contanti, bancomat, carte di credito, buoni pasto e mobile. Molti di queste modalità sono ormai digitalizzate e richiedono un adeguamento da parte del punto vendita.

Nella scelta di un software gestionale va considerata anche questa funzionalità, così da semplificare ogni tipo di transazione e lavorare nella massima sicurezza, per sé e per il cliente. Per i pagamenti tramite mobile, un buon software consente la comunicazione in tempo reale tra ristorante e istituto bancario, così da validare immediatamente l'operazione. Il software dovrebbe inoltre saper gestire tutti i principali nuovi buoni pasto digitali, che sempre più clienti utilizzano e  che evitano al ristorante la dotazione di strumenti specifici per ciascuna tipologia di ticket.

5. Gestione del delivery

La possibilità di ordinare i piatti preferiti a domicilio è sempre più apprezzata e utilizzata dai clienti. Un rischio dell'attivazione del servizio a domicilio in contemporanea a quello in sala è quello di non riuscire a rispettare le tempistiche di consegna o far attendere troppo le persone fisicamente presenti nel ristorante, creando malcontento. I software gestionali più evoluti risolvono anche questo aspetto, controllando in modo centralizzato ordini e tempistiche tra punto vendita e delivery. I gestionali permettono anche di tenere sotto controllo la rendicontazione nel caso di affiliazione a piattaforme come JustEat o Deliveroo che fanno da intermediari con il cliente per l'ordine e spesso anche per i pagamenti.

Questi sono solo alcuni ambiti da tener presenti nella scelta di un buon software per la ristorazione. I modelli più evoluti offrono tantissime risorse intelligenti per monitorare e ottimizzare tutti gli aspetti del management dell'attività. Investire in questo senso permette di avere sempre al proprio fianco un compagno di lavoro prezioso per incrementare i guadagni e rendere più facile e sereno ogni aspetto della gestione.

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