Dal 31 dicembre 2018, secondo la normativa prevista dalle disposizioni del D.Lgs. n. 127/2015, i retailer hanno l’obbligo di modificare il processo di invio telematico dei corrispettivi all'Agenzia delle Entrate attraverso l’utilizzo di un registratore di cassa telematico o di un server RT. Ciò vale per tutti i punti vendita nella GDO che già operano in regime di defiscalizzazione.
Cosa devono fare i retailer che non intendono tornare al regime fiscale? E quale è il nuovo ruolo del registratore di cassa nei contesti 4.0?
Lo vediamo nelle prossime righe.
Registratore di cassa telematico: quali sono le novità?
A seconda del numero di postazioni di cassa presenti in negozio (meno di tre oppure più di tre), il Decreto Legislativo n. 127 del 2015 (entrato a tutti gli effetti in vigore il 1° gennaio 2019) prevede che il retailer si doti di un registratore di cassa telematico o di un server RT conformi alla nuova legge fiscale.
Oltre a rispettare le normative però, nel nuovo contesto 4.0 i registratori di cassa ricoprono anche un nuovo ruolo nel miglioramento dell'esperienza cliente, centrale per il processo di fidelizzazione.
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Collegamenti rapidi:
- Cos'è il registratore di cassa telematico?
- Cos'è il server RT?
- Come adeguarsi alle normative
- Il registratore di cassa per la fidelizzazione nel 4.0
Cos'è il registratore di cassa telematico?
Gli store delle aziende che intendono aderire all'invio del corrispettivo in modalità telematica potranno dotarsi di un registratore di cassa telematico per ogni postazione di vendita.
Questo strumento permette di comunicare gli incassi giornalieri all'Agenzia delle Entrate, secondo le procedure sull'invio telematico dei corrispettivi che sono state definite dal D. Lgs. n. 127/2015.
I corrispettivi vengono inviati direttamente dalla cassa in modalità elettronica, quindi non vi sono differenze sostanziali rispetto al registratore di cassa a livello di operatività quotidiana: i dati di vendita continuano a essere digitati come sempre e la chiusura di cassa giornaliera è gestita allo stesso modo. Sarà poi il nuovo registratore telematico a elaborare il dato e “tradurlo” in un file che contiene i corrispettivi da trasmettere all'Agenzia delle Entrate sigillato elettronicamente.
Quali sono le differenze rispetto alla normativa precedente?
Innanzitutto, l’esenzione dall'obbligo di tenere il registro dei corrispettivi così come prevedeva l'Art. 24, primo comma, del D.P.R. 633 del 1972. Grazie ai registratori telematici, anche la manutenzione non è più obbligatoria, perché i dati sono memorizzati e trasmessi all'Agenzia delle Entrate in modalità telematica e diretta, a garanzia della sicurezza e dell’inalterabilità nel corso dell’invio.
In secondo luogo, la verifica periodica del sistema diventa obbligatoria ogni 2 anni, anziché ogni anno, con un notevole risparmio sui costi previsti per la manutenzione.
Non essendo più necessaria la conservazione dei documenti cartacei, si prospetta anche una riduzione degli spazi richiesti per l’archiviazione degli stessi. Gli scontrini, di fatto, diventano documenti con finalità commerciali perché valgono come garanzia per gli acquisti dei clienti a cui vengono consegnati. Se è necessario eseguire operazioni di reso o rimborso, il cliente presenta lo scontrino, ma questo non ha più alcuna funzione dal punto di vista fiscale.
Gli scontrini di vendita ora sono di fatto dei documenti commerciali e prevedono 3 tipologie di transazione:
Il layout dei documenti da emettere tramite il software per il punto cassa e stampati da una stampante non fiscale dovrà quindi essere conforme alle normative indicate dall'Agenzia delle Entrate, anche in questo caso molto specifiche.
Passiamo ora alla descrizione del server RT, strumento previsto per i negozi all'interno dei quali sono presenti 3 o più postazioni di cassa.
Cos'è il server RT?
Si tratta di un server con la funzione di consolidamento dei dati delle diverse postazioni di cassa presenti nel punto vendita. In base al Decreto 127/2015 è utilizzabile dal 1° gennaio 2019 in modo facoltativo e alternativo al registratore telematico dalle aziende che hanno 3 o più postazioni di cassa.
I server RT raccolgono i dati dei diversi punti cassa presenti in negozio, li sigillano secondo le specifiche modalità indicate dall’Agenzia delle Entrate e li inviano all’ente in modalità telematica. Essendo costruiti secondo la recente normativa, i server RT contengono il modulo fiscale in conformità alle disposizioni sulla memorizzazione e trasmissione dei corrispettivi.
Tutti i documenti diversi dagli scontrini commerciali emessi e stampati tramite i software di cassa (ad esempio coupon, distinte di versamento dei cassieri, voucher di pagamento) non vengono inviati al server RT perché non sono da considerare documenti fiscali.
Cosa devono fare i retailer per adeguarsi alla normativa?
La scadenza per adeguare i punti vendita alle nuove disposizioni sull'invio telematico dei corrispettivi è stata il 31 dicembre 2018.
L’offerta di software gestionali per il punto cassa corrispondenti alle normative si è adattata con rapidità ed efficienza alle nuove esigenze del mercato, grazie al lavoro assiduo di sviluppatori e distributori che da tempo sono attivi nello studio e nella progettazione di sistemi adatti alle esigenze della GDO, oggi concretizzate in sistemi cloud gestibili anche da mobile.
La proposta di NCR offerta da Gamba Bruno prevede importanti innovazioni sia da un punto di vista architetturale che infrastrutturale.
I server RT realizzati da NCR proposti da Terya non devono per forza essere collocati all'interno del punto vendita, perché è possibile realizzare un concentratore in grado di operare da remoto. I server, posizionati ad esempio presso la sede centrale della catena di store, consentono di semplificare e ridurre in modo notevole i costi previsti per la manutenzione, poiché ognuno corrisponde allo specifico punto vendita e reca i sigilli di certificazione, facilitando le operazioni di certificazione a cui il retailer deve provvedere per essere in compliance rispetto alla normativa.
E non è tutto, perché grazie all'introduzione di adapter tra il software di cassa e la componente che dialoga con l’Agenzia delle Entrate, risulta più semplice gestire le eccezioni in caso di modifiche normative. È l'adapter, e non il sistema del POS, infatti, a svolgere queste operazioni, con una notevole riduzione dei tempi di roll-out delle eventuali nuove specifiche di legge.
A questo vantaggio non da poco, si aggiunge lo snellimento delle operazioni in caso di aperture di nuovi store o fusioni/acquisizioni tra gruppi di retailer: l'adapter garantisce continuità e omogeneità dei corrispettivi elaborati dal software di cassa e inviati telematicamente all'Agenzia delle Entrate.
Il nuovo ruolo del registratore di cassa telematico nella GDO 4.0
Come abbiamo detto nella premessa, oggi il registratore di cassa telematico ricopre un ruolo centrale all'interno di tutti i contesti GDO.
Per questo, non solo deve garantire al retailer il rispetto delle normative fiscali, ma può anche essere implementato in modo strategico nei processi di fidelizzazione del cliente.
Oggi infatti, grazie all'introduzione di innovazioni come le casse self o i sistemi di self scanning, il registratore di cassa ha assunto nuove forme, adattandosi alle esigenze digitali dei clienti del retail 4.0.
La scelta di un software retail che sia in grado di gestire in contemporanea le nuove forme del registratore di cassa e il rispetto delle normative in termini fiscali è quindi fondamentale per garantire il successo del negozio.
È qui che diventano fondamentali novità come:
- la gestione in cloud
- la gestione da mobile
- la possibilità di catturare dati in tempo reale
- la possibilità di accesso anche da remoto
Altrettanto importante è la possibilità di pagamenti elettronici offerta da questi dispositivi.
Oggi la circolazione del contante tende ad una riduzione in favore di pagamenti con carte di credito o attraverso altri sistemi dedicati al pagamento digitale, come Satispay.
Tutti questi elementi garantiscono al cliente un'esperienza d'acquisto in linea con le aspettative e contribuiscono a migliorare la reputazione del brand.
Grazie all'introduzione di alcuni elementi esclusivi, Terya è in grado di incontrare necessità ed esigenze che conoscono molto bene in virtù degli anni di esperienza nel mercato GDO. L’offerta prevede infatti di gestire con anticipo eventuali criticità, poiché dotata di un processo di integrazione estremamente semplice.
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