Quando si gestisce o si possiede un ristorante, la fiducia nei confronti di dipendenti e collaboratori è un elemento fondamentale, ma spesso è un tasto dolente. La questione del controllo frodi nei ristoranti è spesso un argomento spinoso, difficile da affrontare. Non è piacevole pensare che qualcuno approfitti della sua posizione per trarre vantaggio per sé a danno delle vostre finanze.
L’articolo di oggi analizzerà 10 modi per controllare il ristorante e dei consigli per prevenire eventuali comportamenti disonesti.
Come prevenire e controllare le frodi nei ristoranti?
Lavorando nel mondo della ristorazione si creano delle relazioni molto strette con i propri dipendenti che spesso sono come una famiglia ed è difficile immaginare che una persona che sentiamo così vicina possa danneggiarci. Il semplice dubbio che stia succedendo qualcosa di strano può compromettere l’intero ambiente: se il personale si sente sotto pressione ne risentirà il loro atteggiamento nei confronti del cliente, mentre se lasciate correre potrebbero approfittare della vostra buona fede. Insomma si cammina su un filo troppo sottile ed è quasi impossibile mantenere l’equilibrio.
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D’altra parte, quali azioni si possono intraprendere se non si hanno le prove certe che quel qualcosa stia davvero accadendo?
Fortuna (o sfortuna) vuole che non esista la versione italiana di “Spie al ristorante”, ma per quanto possa sembrare finto o esagerato ciò che viene raccontato, da quel programma televisivo si scopre che il controllo delle frodi nei ristoranti è un argomento molto caldo che nessuno purtroppo può permettersi di sottovalutare.
Quelli che seguono sono solo alcuni dei consigli che potete seguire per un efficace controllo delle frodi nel ristorante e se disponete di un software gestionale per gli ordini, la cassa e il magazzino, avrete tutti i dati a disposizione per monitorare le attività in modo semplice e veloce.
10 consigli per prevenire e controllare le frodi nei ristoranti
1. Identificate le zone d’ombra: quali sono le aree o le funzioni del ristorante a maggior rischio frode? Un esempio è la possibilità di accedere alla cassa e maneggiare denaro, possono farlo solo i cassieri o anche i camerieri? Come vengono gestiti i pagamenti elettronici, i buoni pasto o i coupon di sconto? I pasti dei dipendenti sono regolamentati? Conoscere i passaggi da monitorare vi servirà a concentrare l’attenzione là dove serve e stabilire un piano diprevenzione furti.
2. Responsabilità & autorizzazioni: se il maitre o il responsabile di sala ricevono report che li avvisano in tempo reale di movimenti di cassa sospetti, come anomalie negli sconti o nelle cancellazioni dei conti e devono approvarli dopo avere verificato la correttezza delle operazioni, non avrete difficoltà a individuare i passaggi che hanno portato un eventuale ammanco negli incassi.
3. Analisi dei report: anche il gestore e il titolare sono tenuti a controllare periodicamente i report delle attività del ristorante: se un dipendente in particolare risulta essere responsabile del maggior numero di transazioni errate o annullate, forse ha solo bisogno di una maggiore formazione sugli strumenti e potete risolvere velocemente la questione investendo del tempo per aggiornarlo.
4. Non trascurate alcuna irregolarità:se notate delle discrepanze rispetto agli standard di consumi/ordini/incassi andate a fondo e indagate la causa del problema. Conoscere le procedure è fondamentale per una gestione senza intoppi.
5. Confronto tra report e registri:sia che abbiate un solo ristorante che una piccola o una grande catena, è importante impostare dei controlli regolari per verificare l’uniformità delle operazioni nei diversi punti vendita/punti cassa/turni di personale.
6. Informate i collaboratoriche avete implementato un sistema gestionale per la deterrenza furti e condividete con loro i report in modo da operare in totale trasparenza. Potete anche scegliere di premiare i collaboratori più produttivi o che commettono meno errori.
7. Rivedete le procedure autorizzative e modificatele laddove necessario:se i vostri impiegati possono gestire ingenti quantità di denaro o gli ordini di prodotti costosi dai fornitori, modificare i registri di cassa e tutto senza un’autorizzazione da parte di un responsabile, forse è il caso di introdurre un regolamento interno che assegni a ciascuno le proprie responsabilità.
8. Incentivate i pagamenti elettronici:poiché con i contanti si hanno molte più probabilità di commettere errori, ma soprattutto sono un’occasione ghiotta per chi ha intenzione di imbrogliarvi, non c’è motivo per non promuovere l’uso dei dispositivi per il pagamento elettronico. Sempre più ristoranti scelgono di andare incontro alle esigenze dei clienti offrendo la possibilità di ordinare online o tramite applicazioni da smartphone e pagare direttamente con carta di credito il proprio pasto a portar via. Anche per i pagamenti in cassa le carte (specialmente se contactless) sono un’alternativa più igienica e rapida al denaro contante.
9. Considerate la prevenzione e il controllo frodi nel ristorante come parte integrante della gestione finanziaria:come imprenditori, tutti gli elementi che possono emergere dalla implementazione di software gestionali sono utili se non indispensabili al calcolo di fatturato, cash flow, ordini, spese, incassi e così via.
10. Tenete presente che ogni tipo di ristorante può essere a rischio:i fast food con menù a prezzi bassi perché i clienti pagano spesso in contanti e non sempre c’è la possibilità di dedicare risorse al controllo dei punti cassa o delle transazioni; i ristoranti di alto livello hanno invece più probabilità di subiretruffe a livello di inventario, con prodotti costosi e materie prime sottratte al magazzino o combinetra dipendenti e fornitori.
Grazie alle tecnologie a disposizione oggi, come ad esempio l’adozione di un software gestionale, si possono correggere comportamenti poco efficienti, anche se in buona fede, di dipendenti che hanno bisogno di formazione, ma che rischiano comunque di avere un impatto negativo sui guadagni.
Una semplice analisi dei dati è spesso sufficiente a risolvere difficoltà operative e problemi di ammanchi o furti, con sistemi semplici da usare e aggiornati in tempo reale.
Per questo occorre prestare attenzione a seguire i consigli riportati qui sopra.
