Per imprenditori, proprietari o gestori sono due le spese maggiori che riguardano un’attività nella ristorazione: il cibo e il personale. Esattamente come vengono adottati software gestionali per l’amministrazione del personale, andrebbe dedicata un’attenzione identica, se non maggiore, al controllo dei costi del cibo e delle bevande. Tuttavia sono pochi i ristoratori che se ne occupano, per mancanza di tempo o perché non si rendono conto dell’importanza dell’analisi della differenza inventariale in un ristorante.
Se siete interessati a comprendere come la tecnologia oggi supporti questo tipo di attività, continuate a leggere il nostro articolo, vi parleremo di:
- Come calcolare il costo del cibo
- Come impostare il monitoraggio delle differenze inventariali
- Le soluzioni tecnologiche al servizio della ristorazione
Guida al controllo della differenza inventariale nei ristoranti
Nonostante si tratti di un’operazione di vitale importanza nella gestione efficiente di ristoranti, spesso il costo del cibo non viene calcolato in maniera corretta. Il processo più adatto prevede che il calcolo sia prima di tutto utile e quindi accurato.
Il consiglio è di paragonare i propri dati con le statistiche che avete a disposizione, possibilmente relative ai benchmark del settore e ai mesi/anni precedenti dell’attività. Un corretto calcolo del costo del cibo vi permetterà di migliorare la gestione e incrementare il fatturato risparmiando grazie all'eliminazione degli sprechi.
Come calcolare il costo del cibo
Il food cost è il risultato della percentuale tra il costo della materia prima e il prezzo di vendita.
Ecco la formula per calcolarlo:
Ad esempio, se il costo di un piatto standard è di € 5,00, lo dividerete per il prezzo a cui viene offerto al pubblico (poniamo il caso che sia € 15,00) e lo moltiplicherete per 100. La percentuale risultante sarà il costo del cibo del vostro piatto.
Ecco il calcolo relativo all’esempio:
Perché le cifre siano attendibili, occorrerà calcolare anche il peso netto, lordo e la percentuale di scarto.
Calcolare il costo del cibo, il totale del prodotto per la quantità necessaria a realizzare una ricetta, è importante perché permette di tenere sotto controllo le spese e di ottimizzare il lavoro dei collaboratori. Per farlo, impostate un periodo di tempo regolare, ogni 28 o 30 giorni ad esempio, includendo nel calcolo gli elementi base: venduto, acquisti, magazzino e scorte.
Fino a quando i volumi di vendita e di preparazione sono limitati a un ristorante e gestibili anche manualmente, è possibile monitorare i costi senza un supporto elettronico, ma perché i calcoli siano eseguiti correttamente e con la giusta regolarità, si rischia di sottrarre tempo prezioso alla cura di clienti e Personale.
Per ovviare al problema e riuscire a gestire alti volumi o più punti vendita, si rende praticamente obbligatoria l’implementazione di un sistema che fornisca non solo le statistiche già pronte e confrontate con i periodi precedenti, ma anche le previsioni dei prezzi sulla base dell’andamento del mercato e sulla stagione di riferimento.
La parte relativa alle vendite dovrebbe risultare facile da calcolare se tutti in cassa sono precisi e rispettosi delle procedure, basterà sommare i conti dei clienti o le chiusure dei diversi punti cassa (se più d’uno nel medesimo ristorante o se avete più sedi).
Tutto quello che risulta anomalo può però essere segnalato in tempo reale solo adottando dei software in grado di inviare notifiche immediate sulla base dello storico dei comportamenti abituali.
Come impostare il monitoraggio delle differenze inventariali
Eccoci alla parte più trascurata, ma fondamentale almeno quanto il calcolo del costo del cibo, il monitoraggio della differenza inventariale: nei ristoranti spesso viene dato peso solo agli acquisti nel determinare il food cost, ma per essere certi che i margini siano calcolati accuratamente, devono essere inclusi nella formula altri elementi importanti. Ad esempio, il giorno preciso in cui sono stati acquistati dei prodotti e la loro scadenza sono dati che fanno la differenza e devono per questo essere inclusi nel calcolo: la percentuale al netto di questi nuovi fattori può variare dai 5 ai 6 punti.
Poniamo il caso che riceviate forniture giornaliere e una fornitura di carne ogni giovedì per prepararvi al servizio del weekend; il periodo impostato per il calcolo termina il giorno dopo, venerdì, quindi all'indomani dell’ultima consegna.
Se il costo del cibo risulta molto maggiore rispetto al mese precedente, prima di indagare su eventuali furti nel ristorante o problemi operativi, verificate che i processi per il calcolo del food cost siano eseguiti in modo corretto e coerente rispetto ai periodi a paragone. Nel nostro esempio va considerato che una consegna consistente è stata pagata il giovedì e nel periodo di calcolo non sono stati contemplati gli incassi del fine settimana immediatamente successivo a quegli acquisti, di fatto sballando il risultato del costo del cibo.
È importante includere nel calcolo anche il fattore differenza inventariale. Ecco come monitorarla in maniera efficace per una gestione efficiente del ristorante.
Non è possibile immaginare che un ristorante trovi il tempo e le energie necessarie per inventariare gli alimenti mentre vengono preparati, il consiglio è quindi di utilizzare dei livelli standard stimando le quantità necessarie alla produzione dei pasti. Eseguite più volte l’inventario dei prodotti in sala da pranzo, di quelli necessari al servizio e alla cucina, in questo modo avrete una stima dei livelli medi a cui paragonare le quantità nei diversi periodi della giornata/della settimana/del mese/dell’anno.
La tecnologia arriva in vostro soccorso anche in questo caso, perché un gestionale di back-office in grado di monitorare il magazzino eseguirà il calcolo della media e non solo, sarà anche in grado di prevedere i picchi di afflusso clienti e suggerire l’adeguamento delle scorte.
Il confronto con i periodi precedenti e il monitoraggio continuo di costi e vendite possono essere davvero utili nell'individuare problemi e nel determinare le tendenze del mercato, perché la diminuzione del costo del cibo merita attenzione tanto quanto un aumento. L’obiettivo è di legare le spese alla standardizzazione delle ricette e avere dei target di riferimento per ciascun ristorante o punto vendita, sia per le entrate che per le uscite.
Le soluzioni tecnologiche al servizio della ristorazione
Le soluzioni a disposizione dei gestori oggi per avere sempre sotto controllo la differenza inventariale nei ristoranti sono molteplici. I prodotti per il mondo della ristorazione si presentano sotto forma di hardware e applicazioni software che forniscono dati analitici per stimare le spese, determinare i prezzi e ottimizzare la comunicazione con i fornitori.
Una delle difficoltà più pressanti nella ristorazione è la corretta gestione degli ordini e delle giacenze: il costo del cibo sta salendo in uno o più punti vendita? Avere le giuste quantità in magazzino ed evitare sprechi e ammanchi è fondamentale per mantenere le spese sotto controllo.
I prezzi dei cibi sono soggetti a continue variazioni, avere una visione dei costi in tempo reale consente di determinare i prezzi delle merci in base ai costi reali, al metodo FIFO (primo ad entrare, primo ad uscire) o in base a rapidi calcoli delle rimanenze con un controllo dallo scaffale al foglio.
Un buon software di back-office centralizzato vi consentirà di calcolare le vendite future grazie a funzioni che ne stimano il volume e sono in grado di prevedere l’afflusso di clienti fino a intervalli di 15 minuti, aiutandovi nel calcolo delle dosi delle materie prime per preparare i diversi prodotti e riducendo così al minimo le quantità di cibo sprecato e la possibilità che si esauriscano le scorte di ingredienti essenziali. La tecnologia sfrutta lo storico dei dati per offrire delle previsioni sui consumi e può supportare in fase di negoziazione del prezzo dei contratti ed evitare errori di comunicazione con i fornitori, grazie alla possibilità di attivare gli ordini automatici. Un confronto tra costi teorici e reali migliora le strategie di acquisto, suggerendo gli acquisti da effettuare e il programma delle consegne per eliminare il “fattore ipotesi” dalla fase dell’ordine.
In merito al controllo della differenza inventariale nel ristorante, la possibilità di tracciare ogni operazione in ingresso e uscita dal magazzino e soprattutto la notifica in tempo reale di cosa stia succedendo nelle fondamentali aree operative, sono caratteristiche eccezionali dei software in questione.
Il loro obiettivo è migliorare la visibilità delle attività, controllare la gestione delle giacenze in magazzino, degli acquisti, della liquidità e persino come vengono seguite le ricette, con l’aggiunta di una reportistica dettagliata per identificare velocemente la causa di differenze o anomalie. I costi di gestione possono essere contenuti grazie all'analisi e al controllo delle spese per gli alimenti: un buon gestionale è in grado di individuare i cibi con maggiore impatto economico e aiutarvi a mettere a fuoco eventuali spese superflue eliminando le varianti dei piatti non redditizie.
La possibilità di prendere decisioni tempestive aumenta la reattività del gestore all'adeguamento dei prezzi ai trend del mercato.
Un punto critico che viene spesso evidenziato dai ristoratori che usano degli strumenti per la gestione operativa e amministrativa dell’attività è la scarsa possibilità di integrazione tra i diversi programmi, per cui alla fine risulta complesso avere il quadro completo e fare dialogare tra loro i sistemi.
Attenzione dunque a scegliere un fornitore che garantisca comunicazione e reportistica integrata tra i gestionali per la contabilità, quelli del Personale e quelli per l’operatività quotidiana, ma sempre facilmente utilizzabili perché non diventino un ostacolo al lavoro dei dipendenti, bensì un aiuto sia per loro che per voi. In questo modo offrirete sempre un’esperienza eccellente ai clienti, avendo tempo da dedicare alla loro cura, perché potrete contare su un supporto tecnologico affidabile e tempestivo.
