Come scegliere un gestionale per ristoranti e bar: 4 consigli utili

Pubblicato da Ivano Schieppati | aggiornato il 25 luglio 2019
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gestionale per ristoranti

Nel mercato attuale i software per il mondo della ristorazione offrono funzioni sempre più complete che non si limitano esclusivamente alla presa dell’ordinazione o alla gestione dei pagamenti elettronici, ma sono in grado di eseguire un controllo centralizzato del singolo locale o dell’intera catena.

Se state pensando che un software di gestione non sia adatto al vostro locale, forse è giunto il momento di ricredervi, perché a prescindere dalla tipologia di bar e ristorante, ormai l’approccio digitale più che utile è diventato indispensabile per rispondere alle esigenze dei clienti.

Questo articolo si pone l'obiettivo di guidare il gestore di un ristorante o di un bar nella scelta del programma più adatto a ottimizzare i processi e incrementare le vendite.


Perché scegliere un gestionale per ristoranti e bar?

Quando sono comparsi i primi palmari potevano risultare più macchinosi rispetto alla comanda tradizionale, presa con carta e penna, ma si sono rivelati ottimi strumenti per avere sotto controllo ogni aspetto dell’attività ristorativa.

Oggi più che mai il digitale fa parte del nostro quotidiano, quindi la scelta del gestionale per ristoranti e bar adatto alla propria impresa si fa complesso per via della vastissima concorrenza.

I consigli che seguono vi guideranno nella scelta approfondendo altrettante macro-aree:

  1. Ordinazione e pagamento
  2. Produzione in cucina
  3. Gestione del magazzino
  4. Fidelizzazione della clientela
  5. Extra: delivery & take away
  6. Invio telematico dei corrispettivi - D. Lgs. 127/2015

 

 

Naturalmente, aldilà delle funzioni interessanti e trasversali, più l’attività è strutturata e complessa, maggiori sono i bisogni che possono essere soddisfatti dai software gestionali. Ogni fase più o meno operativa del mondo hospitality trova una funzione corrispondente nella tecnologia. Entriamo nel dettaglio con degli esempi concreti.

1. Ordinazione e pagamento

Come abbiamo anticipato, i classici computer palmari per le ordinazioni che vediamo usare dai camerieri ormai da molti anni, inizialmente erano considerati troppo complicati da usare. 

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Le aziende che sviluppano i software hanno lavorato molto per facilitare sia l’esperienza dell’utente che l’installazione, arrivando a proporre delle soluzioni modulari e soprattutto semplici da replicare in caso di apertura di nuovi punti vendita.

Nel concreto, quando il cameriere prende l’ordine al tavolo o direttamente al banco tramite touch screen, premendo il tasto invio la comanda viene recepita dalla cucina che può iniziare la preparazione o attendere se, ad esempio, il cliente preferisce aspettare che chi si trova con lui termini l’antipasto.

Facendo un confronto con il metodo classico dell’ordinazione con carta e penna, solitamente la scrittura avviene in doppia copia, dove un foglio viene lasciato al tavolo e l’altro portato in cucina e nelle diverse zone di preparazione. Qui può subentrare il problema della difficoltà di comunicazione tra colleghi e magari della comprensibilità della scrittura della comanda, con conseguenti perdite di tempo che si riflettono sulla qualità di servizio al cliente.

Contemporaneamente alla presa della comanda, viene aggiornato anche il punto cassa, evitando il rischio che il cameriere dimentichi di segnare un’aggiunta all'ordinazione: bottiglie d’acqua, caffè, dessert, magari solo per la fretta di portarle velocemente al tavolo.

A proposito di cassa, le soluzioni per il POS oggi puntano alla riduzione dei tempi d’attesa, un’esigenza che si fa più viva se pensiamo ai bar o alle aree di servizio che hanno offerte di prodotto diversificate, oltre ai classici menù.

Pagamenti mobile & buoni pasto elettronici

In merito al pagamento vero e proprio, la tecnologia deve supportare l’uso di contanti, bancomat, carte di credito, contactless, buoni pasto e gift card.gestionale ristorante - pagamenti

Per quanto riguarda l’introduzione dei pagamenti mobile, il procedimento di autenticazione avviene all'apertura dell’applicazione per il pagamento, attraverso il codice PIN, l’impronta digitale o il riconoscimento facciale. La differenza rispetto alle classiche carte di credito è proprio in questa fase, con l’autorizzazione che non richiede più la firma dello scontrino o la raccolta di quella elettronica.

La comunicazione tra istituto bancario e server del ristorante deve ovviamente avvenire in tempo reale a garanzia della validità dell’operazione.

In merito, invece, ai buoni pasto elettronici, negli ultimi anni sempre più diffusi come alternativa digitale e più comoda rispetto al blocchetto di buoni cartacei, hanno richiesto un aggiornamento dei sistemi POS.

I ticket elettronici sono leggibili attraverso dei terminali, esattamente come i bancomat e le carte di credito, quindi gli esercenti hanno sollevato la criticità di doversi dotare di uno strumento per ciascuna società emettitrice dei buoni.

Fortunatamente esistono soluzioni integrate per la gestione sicura e semplice dei pagamenti con carte di ogni tipologia.

2. Produzione in cucina

L’ottimizzazione dei processi di cucina è un altro obiettivo facilmente raggiungibile grazie all'uso di un gestionale per ristoranti.

I tempi di preparazione sono certamente il focus principale, ma soprattutto quando si parla di catene (anche piccole) è importante monitorare l’uso corretto degli ingredienti perché i piatti siano il più possibile standardizzati.

Dopo l’inserimento a sistema dell’ordinazione, questa viene indirizzata alle diverse aree, indicando gli esatti componenti da preparare e lo schema di impiattamento.

Il software conosce i tempi di preparazione dei singoli piatti e assegna le priorità, anche a seconda del tipo di servizio (tavolo, asporto, drive through direttamente dall'auto), con la possibilità di generare un alert per attivare lo staff ed i camerieri a fronte di ritardi. Inoltre, se si desidera garantire un determinato livello di servizio e quindi portare un piatto entro un periodo di tempo controllato, il software è in grado di avvisare allo scadere del tempo di competenza e dunque non fare attendere troppo il cliente.

3. Gestione del magazzino

L’efficacia dei sistemi per la gestione di ristoranti e bar, come anticipato, va ben oltre la presa delle comande e il pagamento del conto. L’ordinazione infatti, oltre che in cucina e in cassa, può essere virtualmente scomposta e i diversi componenti tolti dal magazzino.gestionale ristorante - magazzino

In questo modo il controllo giacenze risulta più efficiente e non si corre il rischio di rimanere senza scorte. Alcuni gestionali hanno la funzione aggiuntiva dell’ordine automatico non appena viene raggiunto il limite minimo impostato per ciascun ingrediente.

 

Ovviamente il processo inverso di ricevimento merce e controllo della fattura può essere digitalizzato consentendo al responsabile di avere sotto controllo la situazione del magazzino, con aggiornamenti in tempo reale dei conti con i fornitori e notifiche di eventuali ammanchi.

Oltre al monitoraggio, un altro elemento real-time molto utile è la possibilità di visualizzare le statistiche e scaricare i report dell’attività: numero medio di clienti mensili, fasce orarie di picco, prodotti maggiormente richiesti, persino previsioni dell’affluenza per essere pronti sia a livello di scorte in magazzino che di personale presente nel locale.

Non sempre si ha tempo per monitorare i dati uno a uno e avere un gestionale che analizzi le statistiche e applichi i processi autorizzativi in modo automatico renderà le attività quotidiane più piacevoli.

4. Fidelizzazione della clientela

I sistemi in commercio semplificano la gestione di ristoranti e bar e ciò influenza la qualità del lavoro di tutto il personale, migliorando di fatto l’intera esperienza dei clienti.

Non è solo la qualità del cibo infatti a determinare il grado di soddisfazione del pubblico che, essendo sempre più esigente, si aspetta un servizio puntuale, la possibilità di pagare come preferisce e soprattutto di ordinare ciò che desidera.

Esistono però anche dei moduli specifici per attivare dei programmi di fidelizzazione, con tessere punti fisiche o applicazioni per dispositivi mobili che da un lato permettono al ristorante o alla catena di acquisire dati preziosi e dall'altro offrono al cliente affezionato premi o sconti che ne incentivino il ritorno.

Extra: delivery & take away

gestionale ristorante - delivery

La possibilità di ordinare da asporto e consumare i propri piatti preferiti a

 casa non è una novità nel mondo della ristorazione, anzi in molti casi si tratta di un servizio che si è consolidato con l’esperienza e risulta ancora molto gradito dai clienti.

L’innovazione però c’è e riguarda la digitalizzazione degli strumenti con i quali si può ordinare delivery.

Se fino a pochi anni fa era il telefono il protagonista delle ordinazioni d’asporto, oggi la grande forza di internet ha reso disponibili nuovi canali, come applicazioni dedicate dei ristoranti, app dei fornitori del servizio delivery (foodora, justeat, deliveroo, ecc.) e form compilabili sul sito o sui social network.

Quella che si è venuta a creare è l’esigenza di gestire ordinazioni, pagamenti e consegne in modalità omnichannel, cioè con un sistema integrato capace di rispondere alle richieste del pubblico a prescindere dal canale scelto per entrare in contatto con il ristorante.

Allo stesso tempo, il software deve sapere gestire con semplicità e sicurezza la rendicontazione, soprattutto quando si sceglie di avviare una partnership con le piattaforme di delivery che prendono in carico anche l’aspetto del pagamento (anticipato con carta di credito o al fattorino direttamente in fase di consegna.

Invio telematico dei corrispettivi - D. Lgs. 127/2015

Il Decreto Legislativo 127 del 2015 ha previsto che tutti gli esercizi commerciali che operano in regime di defiscalizzazione e intendono mantenere tale modalità di invio del corrispettivo debbano dotarsi di un registratore telematico o di un server RT.

A questo link è disponibile la guida gratuita alla normativa e ai prodotti per adeguare il locale.


I quattro punti analizzati nel corso dell’articolo sono solo alcuni degli ambiti operativi supportati dai gestionali per ristoranti e bar.

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Argomenti: Hospitality, software ristoranti, gestione ristorante

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