In un’attività ristorativa di qualsiasi dimensione è fondamentale calcolare costi e ricavi. Le tecnologie disponibili oggi sul mercato hanno raggiunto livelli eccelsi sia di precisione e sicurezza che di semplicità d’utilizzo.
L’uso dei software per gestire il magazzino supporta notevolmente sia l’attività in generale che il controllo giacenze del ristorante in particolare.
Nello specifico, le piattaforme gestionali per il settore hospitality consentono di:
- gestire automaticamente le rimanenze
- monitorare le scorte
- calcolare il food cost
- inviare gli ordini ai fornitori
- definire i processi autorizzativi e assegnare le responsabilità
- disincentivare le attività fraudolente
Il controllo giacenze nella ristorazione per una gestione efficiente
Come anticipato nella premessa, un’attività imprenditoriale come un ristorante richiede una gestione molto accorta delle spese e un preciso calcolo del fatturato. Nonostante la disponibilità di programmi sicuri e semplici da usare, sono ancora molte, forse troppe, le persone che si affidano ad analisi fatte con carta, penna e calcolatrice.
Spesso il risultato di una gestione simile, purtroppo, è la cessazione dell'attività.
La strada che porta al successo passa anche da un efficiente controllo giacenze del ristorante.
Le soluzioni di back-office offrono moduli specifici per tenere sotto controllo il magazzino:
- giacenze degli articoli
- gestione centralizzata scorte di materie prime (ristorante e bar)
- invio degli ordini ai fornitori
- registrazione e controllo fatture di acquisto
- ottimizzazione delle operazioni di carico e scarico
Oltre alla verifica e al controllo giacenze nel ristorante, si ha la possibilità di analizzare facilmente le statistiche grazie a un sistema di reportistica avanzato, ma di facile lettura.
I dati sono aggiornati in tempo reale e i report personalizzabili a seconda delle necessità; tra gli altri, è possibile consultare:
- valorizzazione delle materie prime
- confronto costi / incassi
- piatti più venduti
Ogni processo legato all'amministrazione delle scorte è automatizzato per ottimizzare la gestione del locale con un controllo istantaneo delle giacenze in magazzino.
Entriamo nel dettaglio dei vantaggi che derivano dall'uso di software gestionali per il controllo giacenze nel ristorante.
Disponibilità prodotti sempre visibile
La gestione tecnologica del magazzino consente di controllare la presenza dei prodotti disponibili per effettuare ordini (anche automatici direttamente dalla piattaforma) a tempo debito ed evitare spiacevoli fraintendimenti con i fornitori, o peggio, ammanchi. Tutta la documentazione necessaria, bolle e ordini, è prodotta e archiviata dal software.
Prevenzione furti a magazzino
La verifica tempestiva di eventuali ammanchi di prodotto permette di individuare e controllare le frodi da parte dei dipendenti.
Calcolo dei costi
Grazie all’analisi dei costi dello storico di ordini e consumi, si calcolano i costi reali delle materie prime e dei prodotti serviti, allineandoli alle tendenze del mercato a seconda della stagione. È inoltre possibile confrontare i fornitori e individuare il più competitivo.
Controllo giacenze
Dopo avere impostato le quantità minime e massime di ciascun prodotto, il software gestirà in automatico la creazione degli ordini per fare in modo che non si verifichino rotture di stock né eccedenze nelle scorte di magazzino.
L’imprenditore che desidera un controllo totale della propria attività nella ristorazione, oggi ha l’opportunità di gestire in modo semplice ed efficace non solo il punto vendita, ma anche la contabilità e il magazzino.
- Vendita: dispositivi mobili per gestione tavoli, ordini, conti
- Piatti: organizzazione portate, varianti sulle comande e stampe degli ordini in cucina
- Carico e scarico in magazzino dei prodotti acquistati e venduti
- Monitoraggio giacenze e quantità in magazzino
- Analisi costi e ricavi
- Calcolo prezzi in base al costo d’acquisto delle materie prime
- Calcolo delle vendite giornaliere (chiusura di cassa) e periodiche
Le funzioni dei software a disposizione della ristorazione sono sempre più complete, ma allo stesso tempo semplici e intuitive. Non parliamo più solo della gestione dei pagamenti elettronici o delle comande, ma di un controllo centralizzato che offre una visione a 360° del punto vendita anche quando si gestisce una catena di ristoranti.
La sicurezza dei dati è garantita e l’ambiente lavorativo ne giova grazie a un’assegnazione chiara delle responsabilità di ciascun dipendente e alla comunicazione chiara dei processi e delle procedure autorizzative.
Il tutto si riflette in una migliore esperienza cliente al quale vengono dedicate maggiori attenzioni, demandando alla piattaforma le attività che non prevedano l’intervento dei dipendenti.
Software, hardware, touch-screen, palmari e dispositivi wireless: ogni apparato comunica in modo fluido con gli atri e permette di gestire sala, cucina, magazzino, back-office e sede, senza perdere di vista il fondamentale rapporto con la clientela.
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