Tutto sul registratore di cassa telematico & i server RT per la GDO

Pubblicato da Roberto Madaschi | aggiornato il 25 marzo 2019
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registratore di cassa telematicoLa normativa prevista dalle recenti disposizioni del D.Lgs. n. 127/2015 prevede, entro la scadenza del 31 dicembre 2018, l’obbligo di modificare il processo di invio telematico dei corrispettivi all'Agenzia delle Entrate attraverso l’utilizzo di un registratore di cassa telematico o di un server RT. Ciò vale per tutti i punti vendita nella GDO che già operano in regime di defiscalizzazione.

Cosa devono fare i retailer che non intendono tornare al regime fiscale?

Lo vediamo nelle prossime righe.


A seconda del numero di postazioni di cassa presenti in negozio (meno di 3 oppure 3 o più), il Decreto Legislativo n. 127 del 2015 (che entrerà a tutti gli effetti in vigore il 1° gennaio 2019) prevede che il retailer si doti di un registratore di cassa telematico o di un server RT conformi alla nuova legge fiscale.

Vediamo ora quali sono le specifiche di questi 2 strumenti.

Cos'è il registratore di cassa telematico?

Gli store delle aziende che intendono aderire all'invio del corrispettivo in modalità telematica potranno dotarsi di un registratore di cassa telematico per ogni postazione di vendita.

Questo strumento permette di comunicare gli incassi giornalieri all'Agenzia delle Entrate, secondo le procedure sull'invio telematico dei corrispettivi che sono state definite dal D. Lgs. n. 127/2015.

I corrispettivi vengono inviati direttamente dalla cassa in modalità elettronica, quindi non vi sono differenze sostanziali rispetto al registratore di cassa, a livello di operatività quotidiana: i dati di vendita continuano a essere digitati come sempre e la chiusura di cassa giornaliera è gestita allo stesso modo. Sarà poi il nuovo registratore telematico a elaborare il dato e “tradurlo” in un file sigillato elettronicamente che contiene i corrispettivi da trasmettere all'Agenzia delle Entrate.

 

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Quali sono le differenze rispetto alla normativa precedente?

Innanzitutto, l’esenzione dall'obbligo di tenere il registro dei corrispettivi così come prevedeva l'Art. 24, primo comma, del D.P.R. 633 del 1972. Grazie ai registratori telematici, anche la manutenzione quindi non è più obbligatoria, perché i dati sono memorizzati, trasmessi all'Agenzia delle Entrate in modalità telematica e diretta, a garanzia della sicurezza e dell’inalterabilità nel corso dell’invio.

In secondo luogo, la verifica periodica del sistema diventa obbligatoria ogni 2 anni, anziché ogni anno, con un notevole risparmio sui costi previsti per la manutenzione.

Non essendo più necessaria la conservazione dei documenti cartacei, si prospetta anche una riduzione degli spazi richiesti per l’archiviazione degli stessi. Gli scontrini, di fatto, diventano documenti con finalità commerciali perché valgono come garanzia per gli acquisti dei clienti a cui vengono consegnati. Se necessario eseguire operazioni di reso o rimborso, il cliente presenta lo scontrino, ma questo non ha più alcuna funzione dal punto di vista fiscale.

Gli scontrini di vendita ora sono di fatto dei documenti commerciali e prevedono 3 tipologie di transazione:

  • vendita
  • reso
  • annullamento

Il layout dei documenti da emettere tramite il software per il punto cassa e stampati da una stampante non fiscale dovrà quindi essere conforme alle normative indicate dall'Agenzia delle Entrate, anche in questo caso particolarmente specifiche.

Passiamo ora alla descrizione del server RT, strumento previsto per i negozi all'interno dei quali sono presenti 3 o più postazioni di cassa.

Cos'è il server RT?

Si tratta di un server con la funzione di consolidamento dei dati delle diverse postazioni di cassa presenti nel punto vendita. In base al Decreto 127/2015 è utilizzabile dal 1° gennaio 2019 in modo facoltativo e alternativo al registratore telematico dalle aziende che hanno 3 o più postazioni di cassa.

I server RT raccolgono i dati dei diversi punti cassa presenti in negozio, li sigillano secondo le specifiche modalità indicate dall’Agenzia delle Entrate e li inviano all’ente telematicamente. Essendo costruiti secondo la recente normativa, i server RT contengono il modulo fiscale in conformità alle disposizioni sulla memorizzazione e trasmissione dei corrispettivi.

Tutti i documenti diversi dagli scontrini commerciali emessi e stampati tramite i software di cassa (ad esempio coupon, distinte di versamento dei cassieri, voucher di pagamento) non vengono inviati al server RT perché non sono da considerare documenti fiscali.

Cosa devono fare i retailer per adeguarsi alla normativa?

La scadenza per adeguare i punti vendita alle nuove disposizioni sull'invio telematico dei corrispettivi è prevista per il 31 dicembre 2018.

L’offerta di software gestionali per il punto cassa corrispondenti alle normative si sta completando grazie al lavoro assiduo di sviluppatori e distributori che da tempo sono attivi nello studio e nella progettazione di sistemi adatti alle esigenze della GDO.

La proposta di NCR offerta da Gamba Bruno prevede importanti innovazioni sia da un punto di vista architetturale che infrastrutturale.

I server RT realizzati da NCR proposti da Gamba Bruno non devono obbligatoriamente essere collocati all'interno del punto vendita, perché è possibile realizzare un concentratore in grado di operare da remoto. I server, posizionati ad esempio presso la sede centrale della catena di store, consentono di semplificare e ridurre notevolmente i costi previsti per la manutenzione, poiché ognuno corrisponde allo specifico punto vendita e reca i sigilli di certificazione, facilitando le operazioni di certificazione a cui il retailer deve provvedere l’azienda per essere in compliance rispetto alla normativa.

E non è tutto, perché grazie all'introduzione di adapter  tra il software di cassa e la componente che dialoga con l’Agenzia delle Entrate, risulta più semplice gestire le eccezioni in caso di modifiche normative. È l'adapter, e non il sistema del POS, infatti, a svolgere queste operazioni, con una notevole riduzione dei tempi di roll-out delle eventuali nuove specifiche di legge.

A questo vantaggio non da poco, inoltre, si aggiunge lo snellimento delle operazioni in caso di aperture di nuovi store o fusioni/acquisizioni tra gruppi di retailer: l'adapter garantisce continuità e omogeneità dei corrispettivi elaborati dal software di cassa e inviati telematicamente all'Agenzia delle Entrate.


 

Grazie all'introduzione di alcuni elementi esclusivi, NCR e Gamba Bruno sono in grado di incontrare necessità ed esigenze che conoscono molto bene in virtù degli anni di esperienza nel mercato GDO. L’offerta prevede infatti di gestire con anticipo eventuali criticità, poiché dotata di un processo di integrazione estremamente semplice.

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Argomenti: Retail, D. Lgs. 127-2015, invio telematico corrispettivi

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