Riconciliazione pagamenti elettronici: le sfide della GDO

Pubblicato da Roberto Madaschi | aggiornato il 15 settembre 2020
Roberto Madaschi
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riconciliazione pagamenti elettroniciIl panorama dei pagamenti elettronici è in continua evoluzione e gli esercizi commerciali, per adattarsi alle novità, adottano nei propri punti vendita nuovi sistemi tecnologici per fidelizzare vecchi e nuovi clienti, garantendo loro un’esperienza di acquisto completa ed efficiente.

Di conseguenza, nasce l’esigenza di tutelare il controllo delle transazioni che diventa essenziale a fronte dell’aumento delle modalità di pagamento disponibili. Il tema dell’articolo di oggi è proprio la riconciliazione pagamenti elettronici: come si attivano e monitorano i processi di rendicontazione?


Riconciliazione pagamenti elettronici: come funziona?

Le opzioni di pagamento disponibili nel mercato della grande distribuzione sono sempre più diversificate e si rende necessaria l’introduzione di sistemi di controllo sulle transazioni effettuate nei punti vendita.

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Prima di passare al tema della riconciliazione, è opportuno analizzare le opzioni di pagamento elettronico per il mondo retail. Gli argomenti che affronteremo sono cliccabili dall’elenco che segue, per passare direttamente a quello di tuo interesse.

Collegamenti rapidi:

- Ricariche telefoniche, utenze e ticket sanitari
- Programmi fedeltà
- Pagamenti con buoni pasto elettronici
- Pagamenti da mobile

- Novità in arrivo per il mondo eCommerce
- I vantaggi dei sistemi contactless
- Come funziona la rendicontazione dei pagamenti elettronici

Ricariche telefoniche, utenze e ticket sanitari

La storia dei pagamenti elettronici comincia con le transazioni tramite carte bancomat e carte di credito, per arrivare oggi a una gestione più completa e trasversale delle comunicazioni di dati.

Grazie all'importante supporto di piattaforme come SIA, Lottomatica e pagoPA, tra le soluzioni di pagamento più evolute troviamo ricariche telefoniche, abbonamenti, utenze e bollettini per le tasse comunali. Recentemente è stata introdotta anche la possibilità di procedere al pagamento dei ticket sanitari presso le casse dei supermercati.

Programmi fedeltà

Alcuni retailer e insegne della GDO offrono alla propria clientela la possibilità di attivare delle linee di credito destinate alla spesa familiare: si tratta di tessere del programma fedeltà che addebitano la spesa direttamente sul conto corrente bancario dell’intestatario, permettendo allo stesso tempo di accumulare vantaggi e accedere a promozioni dedicate.

Alcuni esempi sono:

  • Carta Fidaty Oro di Esselunga
  • Carta SocioCoop Valore di Coop
  • Cartainsieme Plus di Conad
  • Coincard di Coin

Pagamenti con buoni pasto elettronici

Le normative relative all’utilizzo e alla cumulabilità dei buoni pasto aprono la strada a scenari diversi sulla loro gestione.

Se prima era strettamente legata al settore della ristorazione, oggi la possibilità di spendere i buoni anche presso la grande distribuzione ha modificato le abitudini di spesa e ha richiesto l’adeguamento dei sistemi di pagamento in cassa.

Riconciliazione pagamenti elettronici - buoni pastoLa Legge di Bilancio 2020 ha modificato le soglie di defiscalizzazione dei buoni pasto, favorendo la diffusione nelle aziende del formato elettronico, un sistema più tracciabile e trasparente rispetto alla versione cartacea.

Ma questo non è l’unico passo verso la completa digitalizzazione del servizio: alcune società emettitrici, infatti, stanno sperimentando nuove applicazioni che consentirebbero di abbinare al servizio dei metodi di pagamento alternativi, in modo da ricorrere a un’unica forma di transazione per l’acquisto combinato di generi alimentari e non.

Pagamenti da mobile: la tendenza in crescita

Parlando di nuove soluzioni di pagamento elettronico, è doveroso dedicare un approfondimento all’impatto sul mercato delle applicazioni per gestire le transazioni da smartphone.

In realtà, già da diversi anni gli istituti bancari hanno integrato tra i propri servizi le app per gestire i pagamenti da dispositivi mobili, richiedendo la validazione dell’utente tramite codice pin o impronta digitale, prima di autorizzare la transazione. In parallelo alle novità che provengono dagli istituti di credito, sono nate società di sviluppo e progettazione di applicazioni per il trasferimento di denaro e i pagamenti digitali. Vediamone alcune di seguito.

Satispay

Satispay è un’applicazione certificata pagoPA che permette agli utenti di effettuare transazioni di denaro, senza carta di credito o debito, e di pagare negli oltre 45 mila esercizi commerciali convenzionati in Italia.

 

Il sistema consente di acquistare ricariche telefoniche, pagare i bollettini MAV / RAV e pagoPA, bolli auto e moto e – ed è questa la funzione particolarmente interessante – di ricevere, se previsto, un rimborso immediato sugli acquisti. Il cashback offre il riaccredito di una percentuale della spesa, visibile sulla propria pagina personale Satispay, in tempo reale, al termine del pagamento.

Telepass Pay

Telepass Pay è il sistema di pagamento che consente di pagare la sosta sulle strisce blu, il rifornimento di carburante, la corsa in taxi, il bollo auto, i traghetti e il lavaggio auto attraverso un’unica app.

Telepass sta sperimentando un sistema per facilitare il pagamento del servizio drive thru di alcune catene di supermercati: il cliente potrà ordinare la spesa online e ritirarla in un’area preferenziale, accessibile grazie al sistema di rilevazione del dispositivo installato sulla propria vettura.

PayPal

PayPal è un servizio “storico” di pagamento online che permette agli utenti di aprire un conto gratuito, associato a una carta di credito o prepagata da utilizzare per trasferire e/o scambiare denaro.

PayPal, fino a oggi, ha operato prevalentemente nell’ambito degli acquisti online, scegliendo quindi di non estendere la funzionalità della sua applicazione ai negozi. La transazione è comunque possibile, ma risulta meno snella: si origina da un pop-up che, aprendosi nel sistema di cassa del retailer, permette al cliente di autenticarsi e ottenere il QR code per comunicare l’autorizzazione al pagamento.

Determinante per questo tipo di transazione è il processo di tokenizzazione dei pagamenti, in base al quale un token sostituisce i numeri effettivi delle carte di credito e di debito. Il sistema facilita i pagamenti nei negozi o online: una volta recuperato il token, è possibile procedere alla transazione in modo sicuro. Il codice generato è una sequenza di numeri che sostituisce i dati della carta utilizzata per il pagamento.

Jiffy

Jiffy è una soluzione nata per trasferire denaro da mobile in tempo reale, semplicemente selezionando il destinatario dalla rubrica telefonica personale.

È possibile anche fare acquisti in negozio, avvicinando lo smartphone al terminale di pagamento e inquadrando il QR code, oppure inserendo il numero di telefono del punto vendita. Inoltre, l’applicazione può essere associata alle carte fedeltà dei negozi, con una notifica push che permette al cliente di confermare il pagamento e generare quindi lo scontrino.

BANCOMAT Pay®

BANCOMAT Pay® è il nuovo servizio, basato sulla tecnologia Jiffy, già disponibile per alcuni correntisti di istituti di credito e titolari di carte PagoBANCOMAT®, attraverso l’applicazione della banca specifica oppure con l’app BANCOMAT Pay®, per gli istituti abilitati.

Il processo di pagamento avviene tramite un’autorizzazione al provider del servizio che rilascia un codice temporaneo, visibile sul pin pad. Il cliente lo cattura tramite la scannerizzazione del QR code, autorizzando in questo modo la transazione.

Il servizio, a oggi, è disponibile in negozio, sui siti eCommerce e sul circuito PagoPA.

InstaPay

InstaPay di Epiphany è un servizio di pagamento istantaneo digital-banking che consente ai correntisti di pagare i propri acquisti direttamente dall’applicazione mobile della propria banca. Rispetto a BANCOMAT Pay®, il vantaggio si concretizza nella possibilità di gestione centralizzata da parte di ogni singolo istituto di credito.

Poste Italiane

Paga con Postepay è un sistema di pagamento veloce, utilizzabile in negozio o sui siti di eCommerce che hanno aderito al servizio.

Tramite l’app Postepay, che richiede l’inserimento del codice PosteID personale, si autorizza a procedere alla transazione.

Amazon Pay

Amazon è entrata nel mondo dei pagamenti digitali con una soluzione che permette di effettuare acquisti online pagando attraverso il proprio account Amazon.

In questo modo, è possibile acquistare beni o servizi dai retailer che hanno aderito al servizio e pagarli, tramite QR code, con il proprio account, che preleva i dati della carta di credito o debito registrata sulla piattaforma.

Novità in arrivo per il mondo eCommerce

In ottica omnichannel, è fondamentale che l’esperienza di acquisto in store e online sia il più possibile unificata. Dunque, è richiesto che le possibilità di pagamento siano coerenti in tutti i canali.

Le tecnologie più sofisticate, come quelle offerte da NCR, dispongono di un’interfaccia intuitiva e costantemente aggiornata che rende possibile gestire la rapida evoluzione dei pagamenti elettronici, in totale trasparenza.

Inoltre, l’integrazione automatica nelle piattaforme online delle nuove forme di pagamento, già attive a livello retail fisico, si esegue senza la richiesta di interventi manuali o  aggiornamenti da parte dello sviluppatore dell’eCommerce.

Il cliente dovrà solo scegliere lo strumento con il quale procedere al pagamento e finalizzare l’acquisto.

I vantaggi dei sistemi contactless

L’epidemia da Covid-19 è un’emergenza sanitaria che, alla data di aggiornamento di questo articolo (aprile 2020), ha colpito severamente il mondo intero. Il nostro Paese, nella lotta alla pandemia, ha introdotto importanti misure restrittive con l’obiettivo di ridurre la curva del contagio e la diffusione del virus.

Le soluzioni di pagamento elettronico analizzate fin qui richiedono un contatto minimo tra persone e oggetti e, di conseguenza, permettono di ridurre in modo significativo l’esposizione a eventuali fonti di contagio.

Abbiamo preparato un’infografica con alcuni consigli utili per limitare i contatti e favorire una maggiore sanificazione delle componenti utilizzate per i pagamenti.

pagamenti contactless - infografica

Mai come in questo momento, la digitalizzazione sta supportando il mercato nella gestione della situazione di emergenza.

Riadattare le attività, i processi e la strategia, attraverso l’uso di strumenti e tecnologie innovative, si sta rivelando fondamentale per la business continuity in molte imprese.

Come funziona la rendicontazione dei pagamenti elettronici

Con una tale gamma di transazioni di pagamento elettronico offerta al pubblico, i retailer coinvolti nei processi di digitalizzazione hanno estrema necessità di affidarsi a sistemi tecnologici che siano da un lato sofisticati e dall’altro il più possibile user-friendly. Il bisogno, in sede di back-office, è poi quello di gestire al meglio i processi di riconciliazione pagamenti elettronici.

Cosa intendiamo con rendicontazione?

Come è intuibile, la parola richiama l’operazione di “rendere conto”. Questo intervento ha lo scopo di vagliare nel dettaglio ogni spesa registrata attraverso documenti specifici, cartacei e non, che giustifichino come sono state sostenute determinate uscite.

L’obiettivo primario è rendere più trasparenti tutte le transazioni, affinché si registrino meno perdite e maggiori entrate effettive.

Ciò che è importante sottolineare è che questa procedura di analisi può essere effettuata in due modi distinti: internamente, da organi specifici preposti al controllo, o esternamente, quindi appoggiandosi a soggetti terzi incaricati di queste attività.

Vista la particolarità di quest’intervento, i negozianti ricercano spesso nei propri partner una gestione personalizzata e completa dei processi a loro carico, dato che ognuno di loro presenterà il rendiconto relativo all’attività di competenza all’interno del punto vendita.

Ovviamente, le riconciliazioni saranno tante quante i partner associati, quindi come dovrebbero gestire una tale mole di lavoro gli stessi negozianti?

Con un numero così elevato di interlocutori, allineare le entrate con le relative rendicontazioni è un’operazione complessa. È necessario un supporto centralizzato che sia in grado di comunicare con altri sistemi e lavorare in funzione della riconciliazione totale delle operazioni delle insegne retail, lavorando in estrema autonomia.

I software che lavorano in quest’ottica, per verificare i dati, analizzano nel dettaglio le cifre comunicate e le somme accreditate, a garanzia di una gestione completa, integrata e centralizzata dell’intero processo.

Quali sono i vantaggi della riconciliazione automatica?

Questa operazione permette di risparmiare tempo, che raddoppierebbe se il medesimo processo venisse implementato manualmente, impattando non poco sulle restanti attività. In secondo luogo, la precisione dei controlli garantisce un’ottimizzazione degli incassi e procedure meno ripetute per far quadrare i conti.

I software di ultima generazione garantiscono inoltre un dialogo immediato con sistemi terzi. SAP è usato in molte catene di supermercati anche per la gestione del magazzino, ad esempio, ma poiché lavora per importi totali non offre la possibilità di individuare immediatamente la causa di eventuali discrepanze.

rendicontazione pagamenti elettronici

Quando il retailer si appoggia a diversi istituti bancari avrà dettagli di transazioni separati ed è necessario eseguire un duplice controllo:

  • il dettaglio della banca deve essere allineato all’effettivo accredito
  • al dettaglio della banca deve corrispondere l’importo registrato nel sistema di cassa
I risultati del passaggio dalla rendicontazione con controllo manuale a quella automatica vedono la precisione dei conteggi aumentare dal 10% a circa il 95%.

Ciò che ne guadagna è, di nuovo, l’esperienza di acquisto della clientela a cui il personale di punto vendita può dedicare maggiore attenzione e cura, ma anche la soddisfazione dello staff che viene liberato da operazioni percepite come noiose e poco gratificanti.


Nell’articolo di oggi abbiamo analizzato tutte le soluzioni per velocizzare le transazioni, con un focus sui pagamenti mobile, la tendenza del prossimo futuro. I nostri esperti sono a disposizione per ascoltare i bisogni della tua attività e suggerirti l’approccio migliore.

Per scoprire come ottimizzare i processi di riconciliazione pagamenti elettronici e migliorare l’efficienza dei tuoi punti vendita, clicca qui e prenota una consulenza gratuita.

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Argomenti: Retail, Software gestionale negozio, digitalizzazione punto vendita, buoni pasto elettronici, pagamenti mobile

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