Tra i diversi investimenti da considerare all’interno della gestione di un ristorante, c’è anche quello del Point of Sale, il POS. La scelta di un sistema valido permette di accettare i pagamenti in modo veloce ed efficiente all’interno del punto cassa del ristorante, ma non solo, può anche migliorare la gestione del magazzino, la fidelizzazione dei clienti e il monitoraggio dell’intera attività.
Proprio perché si tratta di una decisione importante e di una spesa cospicua, può rappresentare un momento critico per il titolare e oggi vi daremo alcuni suggerimenti per fare chiarezza, parlando di:
- Analisi delle esigenze
- Ricerca di soluzioni
- Funzioni aggiuntive
- Cosa fare in pratica?
Scelta del punto cassa nella ristorazione
Quando si tratta del sistema di pagamento per i clienti, molti ristoratori hanno bisogno di qualcosa di più di un semplice registratore di cassa. Una soluzione solida per il punto cassa spesso si rivela un aiuto alla gestione dell’intero locale, garantendo anche ottimi ritorni sull’investimento.
Ma il processo decisionale può rivelarsi complesso e fare la scelta giusta è essenziale per riuscire a ottimizzare le attività e aumentare le entrate, quindi leggete i prossimi consigli per scegliere il punto cassa più adatto al vostro ristorante.
Analisi delle esigenze
Mentre è piuttosto semplice individuare le caratteristiche che NON si desiderano per la soluzione punto cassa di un ristorante, non è altrettanto immediato indicare le funzioni di cui si ha bisogno, tuttavia è importante rifletterci molto bene.
Nessuno vuole un sistema troppo costoso, complicato o datato, va da sé, ma come si fa a stabilire quello più adatto al proprio business?
Non sempre chi si occupa degli acquisti e delle scelte strategiche è la stessa persona che materialmente gira per la sala a prendere le ordinazioni o sta in cassa per tutto il turno. Il titolare deve quindi chiedere consiglio a chi si occupa di queste attività: cassieri, camerieri o manager di sala, per comprendere di cosa abbiano davvero bisogno per offrire ai clienti un servizio impeccabile e allo stesso tempo lavorare più serenamente.
Ricerca di soluzioni
È il momento di restringere il campo: sul mercato esistono moltissime soluzioni che sulla carta potrebbero essere perfette per la vostra attività, ma non nella pratica. Non sempre la tecnologia più diffusa sul mercato o la più costosa si rivela la decisione migliore.
Leggi anche “Guida pratica all'acquisto del software di cassa per il ristorante”
Innanzitutto il tipo di ristorante: un singolo locale avrà certamente esigenze diverse rispetto a una piccola catena o un marchio in franchising. In quest’ultimo caso sarà utile indirizzarsi verso una soluzione centralizzata che consenta di replicare le medesime impostazioni su più punti vendita. Un’attività singola potrà invece avere il suo server in locale, senza necessità di affidarsi a software che lavorano in cloud.
Un’altra caratteristica importante da valutare è il tipo di servizio: al tavolo, fast food o casual fast. Per andare incontro alle esigenze di clientele diverse occorrono strumenti di gestione che siano in grado di mantenere un ambiente in sala adeguato oppure velocizzare il più possibile il servizio, ma anche di ottimizzare la produzione e incrementare le vendite.
I classici ristoranti con servizio al tavolo possono avere diverse postazioni in sala dove inserire le comande dei diversi tavoli e conoscere i tempi di preparazioni in cucina, evitando di dovere scrivere le ordinazioni davanti ai clienti. Se l’ambiente è meno formale invece, i camerieri potranno avere a disposizione dei palmari tramite i quali gestire tutta l’esperienza dell’avventore: dalla disponibilità dei piatti, al pagamento del conto.
In locali fast casual o fast food, invece, il punto cassa è il centro nevralgico dell’attività operativa e deve avere funzioni intelligenti in grado di combinare i prodotti ordinati in menù, suggerire ulteriori acquisti, modificare un elemento all’interno del menù. Ovviamente la velocità richiesta da questo tipo di ristoranti prevede che l’ordine venga immediatamente gestito dalla cucina, riducendo al minimo i tempi di attesa in modo da potere servire il maggior numero di clienti possibile.
Funzioni aggiuntive
La tecnologia per la ristorazione non si limita alle gestione delle transazioni. Un software in grado di adattarsi alle tendenze del mercato e alle abitudini dei clienti deve essere scalabile e dare la possibilità di aggiungere, a seconda delle esigenze, anche funzioni aggiuntive.
Si va dal controllo del magazzino all’analisi in tempo reale dell’attività, dalla gestione dell’asporto all’integrazione con i sistemi di cucina, dai programmi di fidelizzazione dei clienti a quelli di prevenzione di furti da parte dei dipendenti.
Cosa fare in pratica?
Prima di incontrare un rappresentante che cerca di proporre le sue soluzioni per il punto cassa nella ristorazione, ecco qualche consiglio per distinguere i professionisti seri dai venditori improvvisati e i prodotti di buona qualità, riconosciuti nel settore, dai dispositivi non professionali:
- Chiedete una dimostrazione gratuita o un periodo di prova della soluzione. Includete nella prova anche i dipendenti che dovranno lavorare ogni giorno con il programma per il punto cassa, in modo da avere riscontro immediato sulla sua effettiva praticità d’uso.
- Cercate testimonianze, leggete opinioni, chiedete referenze di clienti soddisfatti e se ne avete l’opportunità, parlate con altri ristoratori come voi.
- Verificate la copertura dell’assistenza clienti: gli aggiornamenti del software sono gratuiti? Quanto tempo richiede l’intervento di un tecnico? Il supporto risponde anche nei giorni festivi o la sera?
- Il fornitore del sistema è esperto? Da quanto tempo opera nel settore? Quanti dipendenti ha l’azienda?
Trovare il software di cassa più adatto al proprio il ristorante è difficile, le esigenze sono tante e nascono continuamente nuove applicazioni che promettono di essere la soluzione definitiva.
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