I sistemi POS sul mercato sono decine e nascono sempre nuove soluzioni o applicazioni per i diversi sistemi operativi.
Trovare il giusto software di cassa per il ristorante è una sfida ardua e le esigenze sono molteplici. Si va dalla semplicità d’uso al prezzo, dal supporto clienti alle funzioni specifiche per il proprio business. Scopri di più!
Guida pratica all'acquisto del software di cassa per la ristorazione
La conoscenza delle esigenze dell’attività è già un ottimo punto di partenza perché aiuta a restringere il campo di ricerca. Dopodiché il processo, simile a quello per l’acquisto di un’auto, prevede una lista per marca, modello, funzioni e caratteristiche. Se possibile chiedete una prova gratuita e verificate l’effettiva operatività.
Ma entriamo nel dettaglio delle considerazioni da fare prima di acquistare un software di cassa per la ristorazione:
- Budget a disposizione
- Tipologia di locale
- Installazione in cloud o locale
- Funzioni necessarie
- Facilità d’uso
- Supporto clienti
Budget
Prima di entrare nel vivo della ricerca e correre il rischio di innamorarvi della fuoriserie dei sistemi per il punto cassa del ristorante, è meglio definire il proprio budget.
Così facendo si limitano le possibilità di scelta e ci si concentra solo sulle soluzioni adatte al limite di spesa.
Nel calcolo dell’investimento necessario per l’acquisto del software di cassa dovrete comprendere:
- Costo dell’hardware
- Costo della licenza software
- Eventuali fee mensili per l’assistenza
Il consiglio è di fare attenzione, nei contratti a lungo termine, alla clausole rescissorie e alla possibilità di siglare degli accordi sul livello di servizio, in modo da potere garantire intervento e assistenza entro scadenze prestabilite.
Tipologia di locale
Forse la discriminante principale nella scelta del programma per il punto cassa è la tipologia dell’attività: si tratta di un unico punto vendita, di una catena di ristoranti di proprietà o di un marchio gestito in franchising?
Nel caso di un singolo punto vendita o di un piccolo gruppo di ristoranti possono essere sufficienti le funzioni di base, mentre nel caso di realtà maggiormente strutturate, è importante avere la possibilità, anche in futuro, di aggiungerne altre.
Di fatto, spesso il software di cassa è la base di partenza di una soluzione scalabile e soprattutto replicabile man mano che si aprono nuovi punti vendita, senza dovere riprogrammare le impostazioni.
Installazione in cloud o locale
A questo punto occorre decidere se preferite un sistema che archivi tutti i vostri dati su un server in cloud o su un più tradizionale computer all’interno degli uffici del ristorante. È il caso di sottolineare che se gestite più di un locale o una catena e volete gestirle centralmente da un unico luogo, il cloud è certamente la scelta più efficiente.
Esistono pro e contro per entrambe le soluzioni, anche se il futuro della tecnologia va senza dubbio nella direzione del cloud.
Funzioni necessarie
Avete limitato le vostre opzioni in base al budget e al server in cloud o in locale. Non resta che dare un’occhiata alle funzioni offerte dai diversi sistemi. Individuate quelle che per la vostra attività sono strettamente necessarie da quelle utili, ma non indispensabili. L’obiettivo dell’analisi è trovare il software di cassa per il ristorante che abbia tutte le caratteristiche che avete individuato come indispensabili.
Ecco alcune delle domande da porsi quando si valuta la soluzione adatta alla propria attività nelle ristorazione.
Si tratta di un singolo punto vendita o si prevede di aprirne altri?
Come detto nel paragrafo relativo alla tipologia di locale, è importante scegliere una soluzione adatta alla propria attività. Se si tratta di un singolo ristorante può essere sufficiente una tecnologia con server in locale, mentre nel caso di catene con più punti vendita o franchising è preferibile la gestione in cloud centralizzata.
Si tratta di un ristorante con servizio al tavolo di un fast food o di un fast casual?
Nel primo caso, l’operatore dovrà avere la possibilità di modificare più liberamente la comanda e di gestire i diversi ordini per inviarli in cucina affinché procedano alla preparazione. L’ordine può essere preso dal cameriere da dispositivo palmare, indicando la posizione del tavolo in cui è seduto ciascun cliente, ma anche su carta oppure a memoria per poi trasmetterlo al terminale di cassa.
La prerogativa del fast food e del fast casual è la velocità del servizio, in questo caso quindi il software di cassa deve essere in grado di unire i prodotti in un menù, cambiarne un elemento (come la bibita), suggerire possibilità aggiuntive. Tutto è finalizzato al ridurre il più possibile l’attesa, anche nel caso di bar o aree di servizio che hanno proposte diverse rispetto ai classici menù. È inoltre possibile aggiungere la funzione di queue busting che consente la creazione dell’ordine mentre il cliente si trova in coda, velocizzando i tempi di pagamento e ritiro dei prodotti una volta arrivato in cassa.
Per operazioni di up & cross selling e incrementare il volume d’affari, si possono aggiungere terminali mobili, sia nei locali con servizio ai tavoli che in quelli fast.
Quali sono i sistemi di pagamento necessari?
Le tecnologie per il punto cassa oggi supportano i pagamenti in contanti, quelli elettronici, con i buoni pasto (sia cartacei che elettronici) e tramite gift card.
All’interno della famiglia dei pagamenti elettronici, tuttavia, possiamo distinguere tra lettori di chip card, contactless, pagamento con smartphone e strumenti per la cattura e l’archiviazione della firma digitale.
Quali documenti deve emettere la cassa?
Ricevute fiscali, scontrini fiscali, scontrini fiscali parlanti, fatture…
È indispensabile includere la possibilità di asporto?
In caso si servizio take-out, il sistema può essere collegato al centralino e riconoscere il cliente già dal numero di telefono, facendo comparire a terminale la scheda e suggerendo lo storico degli acquisti. Inoltre, il sistema è in grado di segnalare l’orario di consegna in base alla produzione della cucina, senza fare attendere troppo il cliente.
Il software di cassa deve essere integrato con il sistema di cucina?
La comanda può essere stampata o visualizzata su schermo in cucina per iniziare la preparazione dei prodotti. È importante considerare anche la possibilità del ritorno dell’informazione per sapere quanto tempo è stato realmente necessario per la preparazione di quanto ordinato e quanto tempo ha dovuto attendere il cliente prima di essere servito.
Di quali altre integrazioni avete bisogno?
Se, come detto, la base della tecnologia del ristorante è il software di cassa, da questo punto di partenza si possono scegliere altre soluzioni. Fondamentale per l’aggiunta di integrazioni è che il software sia scalabile, vediamo quali sono le funzioni accessorie:
- Sistema di cucina (come anticipato nel paragrafo precedente)
- Applicazioni per il back-office e la gestione del magazzino
- Sistemi di controllo dipendenti e deterrenza furti
- Programmi di fidelizzazione del cliente
- Analisi e reportistica in tempo reale di consumi, operatività dipendenti, scorte, previsione acquisti, ecc.
Facilità d’uso
La maggior parte dei sistemi di cassa per i ristoranti offrono una demo del programma o sono disponibili per un periodo di prova gratuito. Sfruttate al massimo questa opportunità per comprendere la semplicità (o la difficoltà) nell’uso quotidiano del software. Fatelo provare anche ai dipendenti del ristorante che saranno gli utenti reali del sistema, una volta acquistato.
Supporto clienti
Nel corso del periodo di test è opportuno comprendere e valutare il livello di supporto che il fornitore del sistema è in grado di offrire.
Anche in questo caso, la possibilità di accedere a un servizio scalabile è molto importante, perché potrete decidere di iniziare con un supporto base, sapendo che in qualunque momento avrete la possibilità di aggiungere servizi aggiuntivi.
Valutate bene le disponibilità orarie, i giorni, le attività comprese nella copertura prevista, il livello di assistenza sia hardware che software di cui avete bisogno, si va dalla semplice release degli aggiornamenti, alla loro installazione, fino alla disponibilità 24 ore su 24, 7 giorni su 7, festività comprese.
Prendetevi del tempo per valutare le possibili alternative prima di prendere una decisione. Leggete articoli online come questo, approfondite l’argomento con le opinioni di altri utilizzatori come voi: non si tratta di tempo sprecato, anzi, sarete in grado di identificare la soluzione che fa davvero per il vostro ristorante, risparmiando così nel lungo periodo, perché eviterete funzioni di cui non avete bisogno.
Se desiderate maggiori informazioni, compilate il modulo che trovate a questo link e contattateci!
