Nella gestione di un ristorante, oltre ai rischi d’impresa più o meno calcolati, non vanno trascurati i costi che derivano dagli sprechi.
La quasi totalità del personale è onesta e trasparente ma, a causa di un'inadeguata formazione, c'è la possibilità che commettano errori che potrebbero inficiare il fatturato.
Tuttavia, a volte si verificano anche illeciti voluti. Come prevenirli? Ne parliamo nell'articolo di oggi!
Cosa sapere per una prevenzione furti efficace nei ristoranti
In questo articolo proveremo a capire come migliorare l'efficienza dei dipendenti e quali sono le tecnologie a disposizione per evitare furti voluti o ammanchi di cassa commessi inconsapevolmente. In particolare, parleremo di:
- Cosa potrebbe essere oggetto di furto
- Come e dove avvengono i furti nei locali
- Quali sono le best practice per evitare spiacevoli inconvenienti
Cosa potrebbe essere oggetto di furto?
Cibo e prodotti: cibi crudi, in scatola o confezionati, interi piatti preparati, ad esempio nel caso siano offerti o consumati dai dipendenti stessi, al netto degli accordi previsti a livello contrattuale.
Denaro: i furti che riguardano il denaro contante possono avvenire in svariate forme, direttamente dalla cassa oppure evitando di depositare l'introito.
Se, molto spesso, queste situazioni si verificano per ingenuità e poca esperienza di alcuni dipendenti di ristoranti, è altrettanto vero che gli atti illeciti non sono rari e che le aziende devono trovare il modo di tutelare il business e la reputazione del marchio.
Come e dove avvengono i furti nei ristoranti?
Passiamo ora alle situazioni più comuni dove, per mancanza di attenzione o per volontà e intenzione, possono verificarsi le frodi:
- l'offerta di sconti non prevista a clientela specifica
- il consumo di pasti da parte dei dipendenti, oltre a quelli concordati per contratto
- mancato inserimento di un ordine
- prelievo di contante dalla cassa
Oltre al ristorante, anche i locali che servono alcolici possono subire delle frodi, per cui è bene prestare attenzione ai consumi registrati, agli incassi e ai dettagli della fornitura.
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Può capitare, infatti, di incorrere in situazioni che generano sprechi e un incremento incontrollato dei costi, come ad esempio:
- l'offerta di sconti sugli alcolici
- il mancato inserimento di ordini e, quindi, del relativo pagamento
Anche la fornitura di materie prime può influenzare l'andamento del business e la spesa del locale, soprattutto quando l'ammontare acquistato non corrisponde a quanto ricevuto. Molto spesso, questo si verifica a causa di distrazioni, per cui è fondamentale effettuare controlli mirati.
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Spostandoci in cucina, ecco a quali dinamiche si può assistere:
- lo spreco di materie prime
- il consumo di scorte di magazzino destinato alla preparazione dei piatti
Alcune semplici domande per capire se si stanno riscontrando perdite
- I costi sostenuti dal locale hanno subìto un incremento nell’ultimo periodo?
- I margini di guadagno stanno diminuendo?
- Stai gestendo lo stesso numero di coperti e i profitti sono in calo?
- Hai ricevuto lamentele o segnalazioni da parte della clientela?
- Il rapporto con i dipendenti è cambiato? Qualcuno di loro sembra insoddisfatto?
Tutte queste situazioni possono essere evitate; è fondamentale, prima di tutto, instaurare con i dipendenti un solido rapporto di fiducia, assicurando tutta la formazione e la crescita necessarie per intraprendere una carriera nella ristorazione. Allo stesso modo, dotarsi della tecnologia giusta può aiutare a tenere traccia delle attività e non perdere alcun elemento per strada.
Prevenzione furti: strumenti e best practice a supporto
È il momento di parlare delle soluzioni per la prevenzione dei furti nei ristoranti e nei bar. Partiamo dal presupposto che la supervisione totale non può esistere: qualunque titolare non può essere presente in ogni luogo e situazione.
Oggi, la tecnologia può supportare i ristoratori nell'individuazione di comportamenti non corretti e nella loro gestione.
Secondo una ricerca condotta dal Massachusetts Institute of Technology (MIT) in collaborazione con le Università di Washington e Brigham, l’adozione di un sistema integrato e centralizzato per il monitoraggio in tempo reale di ordinazioni, consumi e pagamenti all'interno del ristorante non solo scoraggia eventuali truffe ai danni dei titolari, ma migliora notevolmente la produttività dei dipendenti che contribuiscono all'incremento del fatturato.
Per fare un esempio concreto, ottimizzando i tempi di gestione della cassa:
- il personale potrà fare più scontrini
- le code diminuiranno
- aumenteranno il fatturato e la soddisfazione dei clienti
Quelli che seguono sono alcuni dei principali consigli da seguire:
- adottare un programma per la prevenzione dei furti all'interno del sistema gestionale per proteggere l'attività
- informare il personale, spiegando loro la strategia per evitare le frodi
- organizzare corsi di formazione frequenti per mantenere alto il livello di attenzione e di consapevolezza dei dipendenti
I software gestionali per la ristorazione possono rappresentare la soluzione ideale a queste difficoltà del settore, perché dotati di strumenti semplici da usare che aggiornano gli utenti in tempo reale.
Senza configurazioni complesse, è possibile avere a portata di mano le notifiche delle anomalie a cui prestare attenzione, alert che si basano sull'analisi di tutti i dati relativi al ristorante e tracciano ogni tipo di movimento permettendo di identificare il luogo e il momento esatto in cui si verificano attività sospette.
Limitandoci al punto cassa - dove per ovvie ragioni si possono verificare ammanchi - i software di nuova generazione possono segnalare differenze rispetto ai comportamenti medi inseriti a sistema come: il numero di digitazioni, il tempo di apertura del cassetto o della gestione del singolo pagamento, la quantità di transazioni annullate o di errori di battitura.
Anche nel caso di mancate emissioni degli scontrini, un sistema integrato di gestione del punto vendita – ordinazioni, comande e servizio – e del punto cassa di fatto non consente che sussistano differenze tra il conto reale e quanto viene riportato nel terminale di pagamento. Si tratta di un controllo molto più immediato e specifico rispetto al semplice pagamento elettronico, dove si possono controllare eventuali discrepanze solo a fine giornata o a chiusura della cassa.
Il problema rilevato dal gestionale viene portato in tempo reale all'attenzione del responsabile che ne vede lo storico, può tracciare le attività fino a determinare le responsabilità e archiviare la reportistica.
Inoltre, i sistemi più avanzati consentono la configurazione in base alle esigenze e ai suggerimenti del cliente; gli algoritmi sono settati sui comportamenti standard, calcolando la media dei diversi punti vendita in un determinato periodo di tempo. In base a questi dati inviano ai responsabili le notifiche relative alle anomalie.
La prevenzione furti è una strategia, oggi, applicabile a tutti i punti vendita, grazie a tecnologie e sistemi di controllo avanzati. Richiedi una demo gratuita dello strumento gestionale più efficace per la ristorazione!
